Nieuwe software kopen? Zo breng je duidelijk in kaart wat je nodig hebt

Stel, je werkt al een tijdje met software waarin een aantal dingen goed gaan, maar vaak bekruipt je toch het idee: kan dit nou niet makkelijker? Of je wil afscheid nemen van een systeem dat gewoon niet meer past bij hoe jullie organisatie werkt, of niet voldoet aan de eisen als het aankomt op de veiligheid van gegevens. En dus besluit je: we gaan iets nieuws zoeken.

De verleiding is groot om meteen te beginnen met demo’s inplannen. Wat zijn de opties? Wat kost het? Wanneer kunnen we live? Wat doen vergelijkbare organisaties? Begrijpelijk, want je wilt doorpakken. Maar de kans is groot dat je dan opnieuw een systeem koopt dat op het eerste gezicht de oplossing lijkt te zijn voor al je problemen, maar waarin al snel de hiaten zichtbaar worden.

Daarom is stap 1 uit het stappenplan – het in kaart brengen van wat je nodig hebt, geen formaliteit. Het is de randvoorwaarde van een geslaagd traject. 

Begin bij het probleem, niet bij de oplossing

Begin met je missie en jaardoelen als vertrekpunt. Wat wil je als organisatie bereiken en hoe verhoudt het huidige systeem zich daartoe? Helpt het je om die doelen te behalen, of staat het juist in de weg? 

Kijk daarna naar de concrete knelpunten. Waar loopt het systeem vast? Wat kost te veel tijd? Waar liggen de gemiste kansen?

Schrijf het op, zonder al naar een oplossing te wijzen. ‘We willen een nieuw CRM’ is geen probleemomschrijving. ‘We kunnen onze publieksdata niet koppelen aan onze ticketingdata, waardoor we elke rapportage handmatig moeten samenstellen’ is dat wel. Hoe scherper de aanleiding, hoe gerichter de zoektocht.

Verzamel diverse input

Een van de meest waardevolle dingen die je in deze fase kunt doen is mensen bij elkaar brengen die normaal gesproken niet samen om de tafel zitten. De medewerker die het systeem dagelijks gebruikt, weet dingen die de directie niet weet. De collega van een andere afdeling die hetzelfde systeem op een heel andere manier inzet, ziet weer iets anders. En de vrijwilliger die af en toe toegang heeft, merkt dingen op die niemand anders opvallen. Ook collega’s die het systeem (nog) niet direct gebruiken, kunnen soms waardevolle input geven.

Zet mensen uit verschillende lagen en departementen samen. Niet om te vergaderen, maar om te ontdekken. Neem een concreet proces als uitgangspunt en beschrijf de verschillende fases die ieder doorloopt en welke tools/software je daarbij gebruikt. In deze fase is niets te klein of te logisch om te benoemen. Juist de stap die zo vanzelfsprekend is dat niemand hem noemt, is de stap die later in het traject voor verwarring zorgt. Maak een zo volledig mogelijk beeld van hoe jullie nu werken. Bijvoorbeeld bij het opzetten van een voorstelling, van eerste aanvraag tot namailing, of een tentoonstelling van idee tot opening. Welke stappen doorloop je? Wie is wanneer betrokken? Hoe krijgt de ene afdeling informatie van de andere en op welk moment? 

Waar zitten de omwegen, de workarounds, de momenten van frustratie? Waar switch je van het ene systeem naar het andere? Pak je flipover of whiteboard en post-its erbij en maak het visueel. Deze gesprekken leveren informatie op die je nergens anders vandaan haalt. Plan hier bewust tijd voor in.

Kijk daarna naar wat er nu al in het systeem zit en wat nog niet. Welke stappen worden nu buiten het systeem om gedaan, via e-mail, een spreadsheet, een app? Schrijf dit ook op. Dat zijn precies de punten waar het nieuwe systeem een verschil in kan maken.

Het eindresultaat is een gedeeld overzicht van hoe jullie nu werken; welke fases er zijn, waar informatie van hand tot hand gaat, en waar gaten zitten. Dat overzicht is de basis voor alles wat daarna komt. 

Tip: gebruik een TRIZ om te ontdekken wat je niet meer wilt

Bij Tò Mò zetten wij in deze fase graag de TRIZ in, een werkvorm waarbij je een vraagstuk omkeert. In plaats van “wat willen we van onze nieuwe software?” vraag je “welke eigenschappen zou onze nieuwe software absoluut niet moeten hebben?”. De uitkomsten vormen een goede basis voor je knock-outcriteria en wishlist.

Die negatieve inventarisatie klinkt misschien omslachtig, maar levert verrassend scherpe inzichten op. Wat je niet wil, is vaak makkelijker te benoemen dan wat je wel wil en het helpt het team om bewust te kiezen in plaats van onbewust het vertrouwde te herhalen in een nieuw jasje.

Meer weten over TRIZ en hoe je hem stap voor stap inzet met je team? Lees dan ons blog ‘Aan de slag met TRIZ‘.

Breng je stakeholders en tijdlijn in kaart

Wie heeft er te maken met de aankoop van nieuwe software? Denk verder dan de directe gebruikers. Wie heeft toegang nodig? Wie levert data aan en wie haalt data op? Zijn er externe partijen – bezoekers, partners, vrijwilligers – die via het systeem iets doen of iets zien? En wie moet er akkoord geven voordat je een beslissing kunt nemen?

Doe het concreet: pak een vel papier of je flipover of whiteboard en zet iedereen erop die te maken heeft met het systeem. Noteer per persoon of groep het volgende: wat doen ze in het systeem, wat leveren ze aan, en wat halen ze eruit? Verdeel ze daarna in twee categorieën: wie gebruikt het systeem dagelijks en wie heeft er af en toe mee te maken? Zo zie je snel waar de afhankelijkheden zitten. 

Een stakeholderanalyse hoeft niet uitgebreid te zijn; een simpele lijst met namen, rollen en hun relatie tot het systeem volstaat. Maar wie te laat ontdekt dat een bepaalde collega of externe partij ook afhankelijk is van het systeem, loopt het risico om na de aankoop alsnog terug naar de tekentafel te moeten.

Denk ook al vroeg na over wanneer je live wil gaan. Zijn er vaste momenten in het jaar om rekening mee te houden, zoals een druk seizoen, een subsidiedeadline? Een eerste streefdatum voorkomt dat het traject gaat slepen.

Klaar voor de volgende stap

Als stap 1 goed is afgerond, heb je een helder beeld van het probleem dat je wilt oplossen, een gedeeld begrip in het team van hoe jullie nu werken, een overzicht van wie betrokken is, en een eerste gevoel voor de tijdlijn. Dit kan je gebruiken om knock-outcriteria en een wishlist op te stellen en vervolgens de benchmark te maken.

Die stappen verlopen een stuk soepeler als iedereen hetzelfde vertrekpunt heeft. En de demo’s die daarna volgen zijn niet meer een kennismaking met wat software in het algemeen kan, maar een gerichte toets of dit specifieke systeem past bij jullie specifieke situatie.

Dit blog maakt deel uit van ons stappenplan voor het aankopen van nieuwe software. Lees hier het volledige stappenplan, van deze eerste stap tot knock-outcriteria tot demo’s en implementatie. 

Afbeelding: Fabrizio Matarese / https://betterimagesofai.org / https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/