Eerste Hulp bij Overstappen: Stappenplan voor het aankopen van nieuwe software voor je organisatie

Misschien ben je niet meer zo tevreden over je huidige systeem. Of je organisatie groeit en de tools die je gebruikt sluiten niet meer aan op wat je nodig hebt. Of je wil een werkproces digitaliseren dat nu nog handmatig gaat. Of – en dat speelt momenteel bij veel culturele organisaties – je wilt minder afhankelijk worden van Amerikaanse techbedrijven en overstappen op Europese alternatieven. Wat de reden ook is, met dit stappenplan maak je op een efficiënte manier een weloverwogen keuze:

Stap 1: Breng in kaart wat je nodig hebt

Begin bij je missie en je jaardoelen: Wat wil je bereiken? Vertaal dit naar de dagelijkse werkpraktijk en kijk naar de directe aanleiding: wat is het probleem dat je wilt oplossen met de software? Neem daarin ook mee hoe de situatie nu is: hoe werk je met het huidige systeem en wat gaat er wel en niet goed? Een korte brainstormsessie met betrokken collega’s helpt om dit scherp te krijgen.

Bedenk vervolgens wie de stakeholders zijn. Wie binnen de organisatie werkt met het huidige systeem of krijgt te maken met de aanschaf van een nieuw systeem? Denk aan collega’s die het dagelijks gebruiken, maar ook aan mensen die er indirect mee te maken hebben, en vergeet bezoekers of externe gebruikers niet.

Denk ook al vroeg na over de tijdlijn. Wanneer zou je ideaal gezien live willen gaan? Welke stappen moet je doorlopen en hoeveel tijd is daar realistisch voor? Meestal weet je pas na het tekenen van het contract hoe lang het echt duurt voordat je nieuwe software klaar voor gebruik is, maar je kunt alvast een ideale deadline stellen, die je indien nodig kunt aanpassen naar de realiteit. Een eerste aanzet voorkomt dat een traject gaat slepen.

Stap 2: Stel je knock-outcriteria en wishlist op

Voordat je systemen kunt vergelijken, moet je weten wat je eisen zijn. Wij maken daarin altijd onderscheid tussen twee niveaus.

De knock-outcriteria zijn de harde eisen. Voldoet een systeem hier niet aan, dan valt het direct af. Denk aan: de locatie van de servers (bijv. in de EU), koppelingen met tools die je al gebruikt, of de mogelijkheid om gebruikers makkelijk op- of af te schalen.

De wishlist bevat de functies die het systeem beter maken, maar waar je eventueel ook zonder kunt. Bijvoorbeeld een ingebouwde donatiemogelijkheid voor bezoekers, of een specifieke weergave van projecten.

Stap 3: Maak een benchmark 

Aan de hand van je criteria ga je systemen vergelijken via een benchmark: een overzicht van meerdere tools naast elkaar, gebaseerd op de knock-outcriteria en wishlist. Zo zie je direct welke systemen afvallen en welke je verder wil onderzoeken.

Hulp nodig? Wij hebben een aantal benchmarks liggen op het gebied van ticketing-, CRM- en planningssoftware. We delen deze graag met je. Vraag ze gratis op door een mail te sturen naar info@to-mo.org.

Stap 4: Schrijf een user story

Schrijf een user story: een beschrijving vanuit de gebruiker van hoe het systeem er in de ideale wereld uitziet. Schrijf er één of twee, bijvoorbeeld één vanuit een directielid en één vanuit een medewerker. Dit helpt je later ook in gesprek met leveranciers.

Tip: AI chatbots, zoals le Chat of andere partijen, zijn erg goed in het maken van user stories. Je kunt hen bijvoorbeeld je knock out criteria en wishlist geven, plus een goede prompt waarin je uitlegt wie het systeem gebruikt en waarvoor. Vaak heeft deze versie een aantal iteraties nodig (vertrouw nooit blindelings op de uitkomst van een AI chatbot!), maar een chatbot kan helpen met het structuren van een user story, waar je als mens verder een doorvertaling op kan maken.

Stap 5: Plan drie tot vijf demo’s

Op basis van de benchmark selecteer je een beperkt aantal systemen en vraag je een demo aan. Meestal is drie genoeg, met eventuele uitloop tot vijf. Meer demo’s betekent meer tijd en al snel ook meer verwarring. Stuur leveranciers bij voorkeur je user story vooraf, zodat zij de demo kunnen afstemmen op jouw specifieke situatie in plaats van een standaardpresentatie te geven.

Stap 6: Maak een keuze en plan de implementatie

Na de demo’s heb je in de meeste gevallen een duidelijk beeld. Heb je het systeem gevonden dat past bij jouw organisatie? Dan is het tijd voor aankoop en implementatie. Leveren de demo’s nog geen uitsluitsel? Dan is het altijd mogelijk om nog een tweede demo aan te vragen bij dezelfde softwareleverancier, of op basis van je onderzoek nog een demo aan te vragen bij een nieuwe partij.

Een weloverwogen keuze is, zoals altijd, het halve werk. Een helder beeld van wat je nodig hebt, een gestructureerde vergelijking en een beperkt aantal demo’s zorgen ervoor dat je niet verdwaalt maar een keuze maakt die past bij je organisatie, die bijdraagt aan het behalen van de gezamenlijke doelen en die het dagelijks werk voor alle teamleden makkelijker en leuker maakt.

Afbeelding: Yutong Liu & Digit