Aan de slag met TRIZ

Stel: je organisatie heeft een heldere missie, er liggen mooie jaardoelen en iedereen is gemotiveerd. En toch lukt het maar niet om echt stappen te zetten. Vergaderingen leiden niet tot concrete afspraken. Dezelfde discussies komen steeds terug. Er is wel beweging, maar het voelt als drijfzand. De TRIZ helpt culturele organisaties, zoals musea, theaters, poppodia en gezelschappen, om gedachten en patronen boven tafel te krijgen die hen tegenhouden te komen waar ze willen zijn. Het is vaak gedrag dat wel wordt gezien, maar zelden wordt erkend en uitgesproken.

Wat is een TRIZ?

Een TRIZ is een werkvorm waarbij je een vraagstuk omkeert. In plaats van te vragen ‘hoe bereiken we ons doel?’ vraag je het team: wat zouden we moeten doen om dit doel volledig te saboteren? Wat zou er voor zorgen dat dit project mislukt? Hoe kunnen we er zeker voor zorgen dat onze missie nooit werkelijkheid wordt?

Dat klinkt tegendraads en dat is het ook, bewust. Want door het omgekeerde te benoemen, komen gedachten en patronen boven tafel die er al wel zijn, maar zelden hardop worden uitgesproken. Gedrag dat iedereen herkent, maar dat niemand ter sprake brengt. En juist dát is waardevol. Want wat je kunt benoemen, kun je ook veranderen.

De TRIZ die wij gebruiken komt voort uit de Liberating Structures, een verzameling werkvormen voor inclusieve samenwerking, geïnspireerd op de Teoriya Resheniya Izobretatelskikh Zadach, Russisch voor de Theory of Inventive Problem Solving. Klinkt ingewikkeld, maar de werkvorm zelf is verrassend eenvoudig.

Vanuit Tò Mò werken we regelmatig met een TRIZ in onze workshops en we zien keer op keer dat het gezelschappen, musea, theaters en andere culturele organisaties helpt om patronen te herkennen en de juiste focus aan te leggen. Het is een van de meest simpele én doeltreffende werkvormen die je kunt inzetten,  zeker als je als organisatie wendbaarder wil worden.

Wanneer zet je een TRIZ in?

Je kunt een TRIZ op elk moment in een project, seizoen of in het jaar inzetten. Het is het meest effectief als er vooraf goed is nagedacht over een helder uitgangspunt. Denk aan de missie van de organisatie, de jaardoelen, of een concreet project waar je mee aan de slag gaat, zoals de implementatie van een nieuw ticketingsysteem of het bepalen van een nieuwe publieksstrategie. Kortom: overal waar je merkt dat het niet vanzelf loopt, of waar je het gevoel hebt dat er iets in de weg zit zonder precies te weten wat.

Hoe werkt het?

Stap 1: Nodig het juiste team uit

Bepaal met wie je de TRIZ wil doen en stuur een uitnodiging. Laat van tevoren weten dat je een TRIZ gaat doen. Een korte uitleg van wat het is, stelt mensen gerust en zorgt dat ze met de juiste verwachting binnenkomen.

Stap 2: Begin met een icebreaker

Start de meeting altijd met een icebreaker om de groep los te maken en een open sfeer te creëren. Lees hier hoe je dat aanpakt.

Stap 3: Schrijf het uitgangspunt op het whiteboard

Pak het whiteboard erbij en schrijf de missie, het doel of het project op waarop je de TRIZ wil loslaten. Nog beter: vraag iemand uit de groep om dit te doen. Dat zorgt direct voor betrokkenheid.

Stap 4: Draai de vraag om

Deel post-its uit, bij voorkeur magnetische en herbruikbare, en vraag het team om zoveel mogelijk manieren te bedenken om het doel te dwarsbomen. Bijvoorbeeld: wat kun je doen om de missie volledig te ondermijnen? Hoe zorg je er zeker voor dat de jaardoelen niet gehaald worden? Wat zou dit project doen mislukken?

Eén idee per post-it, zo kort mogelijk, een woord of een korte zin. Moedig iedereen aan om zo veel mogelijk te bedenken, ook de dingen die misschien een beetje gênant zijn om op te schrijven. Juist die zijn vaak het meest waardevol.

Stap 5: Deel de post-its met de groep

Laat iedereen zijn post-its één voor één op het bord plakken en kort toelichten. Neem hier ruim de tijd voor, dit is vaak het moment waarop de meeste inzichten ontstaan. Plak post-its met overlap samen.

Stap 6: Sorteer de uitkomsten

Verwerk de post-its samen met de groep. Twee manieren om dit aan te pakken zijn, afhankelijk van wat het meest relevant is voor jullie situatie:

-Verdeel de post-its in twee categorieën: dit doen we eigenlijk wel, of dit doen we helemaal niet. Zo zie je direct welke helpende en niet-helpende patronen al aanwezig zijn in de organisatie.

-Of: verdeel de post-its in: hier hebben we invloed op en hier hebben we geen invloed op. Dit helpt om te focussen op wat je daadwerkelijk kunt veranderen.

Stap 7: Maak concrete afspraken

Leg de uitkomsten vast – op een foto, of in een online whiteboard zoals Miro – en maak concrete afspraken over wat je ermee doet. Plan ook meteen een moment in, bijvoorbeeld bij de volgende vergadering, om terug te komen op de inzichten die de TRIZ heeft opgeleverd.

Resultaat

Samen met het team heb je nu de beren op de weg gevonden en inzicht gekregen in de patronen die succes in de weg staan. Patronen die er al waren, maar die nu eindelijk benoemd zijn. En wat je kunt benoemen, kun je aanpakken.

Dat is precies waarom de TRIZ zo effectief is: het is geen theorie, maar een directe ervaring die zorgt voor doorleving. En doorleving is de basis van echte wendbaarheid.

Je vindt meer over de TRIZ en andere Liberating Structures op liberatingstructures.com. 

Binnenkort volgen meer blogs in deze serie, waarin we kijken naar brainwriting en andere liberating structures.

Foto: Caecilia Rasch