Hoe roadmaps rust, structuur en plezier terugbrengen bij het Plein Theater

Je werkt nu ruim een jaar samen met Tò Mò. Hoe is die samenwerking ontstaan?

“We liepen als theater. We draaiden, we programmeerden, we overleefden. Maar ik was de hele tijd aan het schakelen, van werven naar uitvoeren naar de wc-rol ophangen. Bovendien gingen we voor het eerst een meejarensubsidietraject in, wat helemaal nieuw was voor onze kleine organisatie. Dat behoeft ook een andere manier van werken. Ik was erg gericht op het pionieren en op het projectmatige. Er was geen tijd om uit te zoomen. Toen ik Linda tegenkwam en ze vertelde wat ze ging doen, dacht ik: dit is iemand die met ons van buitenaf orde komt scheppen in de chaos. Pragmatisch, no-nonsense. Niet te theoretisch of technisch. En iemand die zorg komt dragen voor onze mensen, als individu. Dat sprak me aan. En ik kende haar al een beetje, dus ik wist dat ze vakkundig en positief was. Doe maar, dacht ik.”

Wat gebeurde er in die eerste sessie?

“Linda had van tevoren alle stukken doorgenomen, het meerjarenplan, de jaarverslagen. Ze wist waar we stonden. Ze heeft toen vrij daadkrachtig voorgesteld: dit is wat ik gehoord heb en dit is wat we gaan doen. En in die eerste sessie deed ze iets wat ik eigenlijk al lang nodig had: ze haalde de speelblokjes die ik krampachtig in mijn handen hield, uit mijn handen en deelde ze uit aan het team. Heel vrolijk, maar heel nadrukkelijk. En daarmee gaf ze iedereen eindelijk de verantwoordelijkheid terug. Steeds als iemand iets aan mij vroeg, zei ze: “Nee, dat hoef je niet aan Berith te vragen. Wat ga jíj doen?” Medewerkers worden verantwoordelijk voor hun eigen werk en mogen zelf beslissen hoe ze dat doen, zodat het strategisch plan ten uitvoer wordt gebracht.”

“We hebben het echt weer leuk met elkaar en daardoor gaat de kwaliteit van het werk omhoog”

“Dat klinkt simpel. Maar ik had alles zo lang alleen gedaan, dat ik me niet eens meer realiseerde hoeveel er in mijn hoofd zat. En ook dat het moeilijk was geworden om het los te laten. Het is spannend en moeilijk om als leidinggevende van een mini-organsatie vol met freelancers zelf zo’n nieuwe manier van werken op te leggen aan je team. Je bent bang dat er achter je rug om toch ontevredenheid over ontstaat omdat je de werkwijze verandert die je zelf al die tijd omhoog hebt gehouden. Dat is het fijne aan dat een professionele  buitenstaander het komt inbrengen en ruimte creëert om er eerlijk over te praten. Alles wordt gewoon op tafel gelegd. Dat gaf enorme rust. Er viel zo’n lading van me af.”

“We hebben in de eerste sessie ook heel veel gewerkt aan wat co-creatie nu eigenlijk betekent voor het Plein Theater. Dat klinkt gek, want co-creatie is onze kern. Maar het zat grotendeels in mijn hoofd en werkwijze. Mijn team begreep het wel, maar had er niet de woorden en tools voor. In die sessie hebben we samen de ruimte gebouwd om mijn artistieke visie en meerjarenplan te laten landen bij iedereen. En pas daarna konden mensen echt eigenaarschap nemen over hun eigen stukje ervan. Want dan weet je in welke lijn je werkt.”

“Wat ik ook heel goed vind is dat we tijdens de sessies met z’n allen in de kleine theaterzaal zitten. Dat is natuurlijk heel wat anders dan een klaslokaal. Het is heel sfeervol om daar samen te zijn en verbindt je energetisch en visueel meteen met waar het om gaat: theater maken in ons geval.”

Jullie werken met roadmapsessies. Wat houdt dat voor het Plein Theater in?

“Ik zie de roadmapsessie eigenlijk als een hoger managementoverleg, maar dan voor een kleine organisatie als wij. We komen om de vier, vijf maanden bij elkaar, kijken terug op de afgelopen periode en zetten de lijnen uit voor de komende.“

Merk je daar ook iets van terug in de dagelijkse praktijk?

“Absoluut. We vergaderen nu elke twee weken met het hele team. Dat klinkt logisch, maar dat was er gewoon niet. Het ging via appen of mailen of even snel tussendoor, want we zijn allemaal druk. We proberen nu echt te implementeren om zoveel mogelijk dingen tíjdens de vergaderingen te bespreken, niet ervoor of erna. Ook de inhoud van de vergaderingen is ten positieve veranderd. Natuurlijk moet het daar nog steeds gaan over de kurkentrekker die mist in de bar, maar we pakken nu ook terug op wat we in de roadmapsessies hebben besproken. Hoe staat het daar nu mee? Het is ook een reminder: wat zijn de doelen? Wat is het speelveld? Men is meer op de hoogte van de strategie. En daartussen heeft iedereen de ruimte om zelfstandig te werken.”

“We hebben ook een eigen taal gekregen. De ‘poncho’, bijvoorbeeld. Als iemand in een vergadering heel enthousiast ideëen begint te spuien zonder dat het ergens naartoe leidt, dan zegt iemand anders: pas op voor de poncho. Dat voorbeeld komt uit één van de roadmapsessies, waarin we bij wijze van experiment ongeleid ideeën opwierpen, zonder de doelen per se in acht te houden. Met als gevolg dat iemand binnen 3 minuten had toegezegd 30 poncho’s te gaan breien voor een voorstelling, wat helemaal niet binnen de plannen paste. Nu weet iedereen wat ‘de poncho’ betekent. Dat soort gedeelde taal maakt een team.”

Wat heeft het jou persoonlijk opgeleverd?

“Voor het eerst in acht jaar werk ik vijf dagen per week, in plaats van zeven of eigenlijk acht. Mijn taak is verschoven. Ik doe nu veel minder fondsenwerving, maar ik heb veel meer ruimte voor de kernprogrammering, voor gesprekken met makers, voor het echt goed doorspreken van de begroting zonder stress.”

“En ik zie dat het plezier op de vloer teruggekomen is. Mijn team heeft het echt leuk met elkaar. Het gevolg daarvan is dat de kwaliteit van ons werk merkbaar omhoog gaat.”

Had je dat zonder de roadmapsessies ook bereikt?

“Nee. Dat weet ik honderd procent zeker. Zonder die sessies hadden we niet zo’n stevige basis als nieuw team gehad. Ik denk dat er zelfs een reëel risico was geweest op conflict en leegloop, inclusief mezelf. Als je de hele dag brandjes aan het blussen bent – de deur gaat niet open, iemand doet vervelend, de fust is leeg – dan verdwijn je daarin. De sessies dwongen me afstand te nemen. En in die afstand zie je ineens in welk groter kader je al die brandjes aan het blussen bent. Dat geeft ademruimte.”